Cách Quản Lý Hàng Hóa

Th.s Bùi Thị Tố Loan

Giảng viên trường Cao Đẳng Hải Quan

Việc hiểu rõ thế nào là kiểm kê, có bao nhiêu phương pháp kiểm kê, mục đích và ý nghĩa của từng phương pháp kiểm kê là vô cùng quan trọng đối với người quản lý kho. Không riêng gì sinh viên mới ra trường, đối với những người từng làm công việc quản lý kho, cũng còn rất mơ hồ đối với các phương pháp kiểm kê và ý nghĩa của nó, mặc dù việc kiểm kê đã trở thành một phần công việc mà họ làm hằng ngày, tuần, hoặc tháng.

Khái niệm về kiểm kê tồn kho (stock counting) trong quản lý tồn kho thường rất lạ lẫm và mới mẻ đối với các sinh viên mới ra trường làm trong môi trường liên quan đến quản lý kho bãi, quản lý tồn kho. Kiểm kê tồn kho cũng chưa từng được đề cập và phổ biến một cách chính thức trong các giáo trình giảng dạy Đại học. Việc hiểu rõ thế nào là kiểm kê, có bao nhiêu phương pháp kiểm kê, mục đích và ý nghĩa của từng phương pháp kiểm kê là vô cùng quan trọng đối với người quản lý kho. Không riêng gì sinh viên mới ra trường, đối với những người từng làm công việc quản lý kho, cũng còn rất mơ hồ đối với các phương pháp kiểm kê và ý nghĩa của nó, mặc dù việc kiểm kê đã trở thành một phần công việc mà họ làm hằng ngày, tuần, hoặc tháng.

       Bài viết sau nhằm bổ sung kiến thức hoàn chỉnh về hai phương pháp kiểm kê được áp dụng trong quản lý tồn kho, và được dùng phổ biến trong các công ty lớn, có số lượng kho bãi và tồn kho cao. Hai phương pháp được đề cập đó là cycle count (kiểm kê theo chu kỳ) và periodic count (kiểm kê định kỳ).

Cycle count - Kiểm kê theo chu kỳ:

Mục đích:

    Phát hiện và điều chỉnh kịp thời để tồn kho thực tế khớp với tồn kho hệ thống.

    Tìm hiểu/ phân tích nguyên nhân dẫn đến chênh lệch để khắc phục.

Phương pháp kiểm:

    Kiểm thường xuyên theo tuần/ hoặc tháng.

    Không cần kiểm toàn bộ hàng hóa vào mỗi lần kiểm. Chỉ cần kiểm một nhóm ngành hàng trong một lần kiểm. Thay đổi nhóm ngành hàng vào lần kiểm tiếp theo, sau một chu kỳ sẽ quay lại nhóm ngành hàng ban đầu.

    Ưu tiên tần suất kiểm nhiều cho những mặc hàng giá trị cao, tần suất xuất nhập hàng nhiều. Công cụ ABC analysis được áp dụng cho Cycle count như trình bày bên dưới.

    Chỉ cần nội bộ công ty kiểm, ngoài thủ kho là bắt buộc, có thể có sự tham gia của kế toán và/ hoặc kiểm toán nội bộ nhưng không bắt buộc.

Ưu và nhược điểm điểm của phương pháp cycle count

Nhược điểm:

    Không nhằm mục đích chứng minh giá trị tồn kho.

    Việc kiểm đếm phụ thuộc vào tính trung thực của người quản lý kho. Và tính minh bạch của việc kiểm đếm không cao do không có sự tham gia của các bộ phận khác và kiểm toán.

Ưu điểm:

    Phát hiện sớm và điều chỉnh kịp thời chênh lệch giữa tồn kho hệ thống và tồn kho thực tế.

    Người đếm kho chính là người quản lý kho, có chuyên môn về quản lý tồn kho, và do đó việc kiểm đếm rất nhanh chóng.

    Không phải kiểm đếm toàn bộ kho nên không tiêu tốn nhân lực.

    Do không phải kiểm toàn bộ kho nên vẫn không gián đoạn toàn bộ hoạt động sản xuất, kinh doanh. 

Phương Pháp ABC Inventory Control trong cycle count: Phương pháp này giúp phân tích và chia mức độ quan trọng của từng mặt hàng trong kho theo 3 thứ tự quan trọng (từ thấp đến cao) là A – B – C.                        Logic của phương pháp này như sau:

       A là 20% số lượng các mặt hàng sẽ chiếm giá trị 80% của tổng tồn kho.

       B là 30% số lượng các mặt hàng chỉ chiếm 15% giá trị tồn kho.

       C là 50% các mặt hàng còn lại chỉ chiếm 5% giá trị tồn kho.

       Và theo đó, các mặt hàng A sẽ được thực hiện tần suất nhiều lần cycle count so với B, và B sẽ được thực hiện cycle count nhiều lần so với C.

       Ví dụ: A kiểm kê định kỳ theo tuần, B kiểm kê 3 tuần/1 lần, và C thì kiểm kê 1 tháng 1 lần.

Periodic count – kiểm kê định kỳ chính thức

Mục đích: Mục tiêu điều chỉnh tồn kho hệ thống khớp với tồn kho thực tế không phải là mục tiêu chính của Periodic count. Mục tiêu chính của Periodic count là nhằm chứng minh cho giá trị tài sản tồn kho của công ty trong Bảng Báo Cáo Tài Chính hằng năm. Trong bảng báo cáo tài chính hằng năm, tồn kho là một loại tài sản, và giá trị thường rất lớn.

Phương pháp: Do mục đích khác với Cycle count nên phương pháp kiểm cũng khác.

       Periodic count sẽ yêu cầu nhiều bộ phận tham gia, tốn nhiều thời gian và công sức. Và mục đích cũng không nhằm điều chỉnh kịp thời tồn kho hệ thống khớp với tồn kho hệ thực tế, nên periodic count không cần làm thường xuyên theo từng tuần hoặc từng tháng. Tuy nhiên, bắt buộc một năm phải chính thức ít nhất một lần làm kiểm kê periodic count.

       Bắt buộc có sự tham gia của:

-      Bộ phận quản lý kho (thủ kho + quản lý kho).

-      Bộ phận Kế toán.

-      Kiểm toán nội bộ công ty.

-      Có thể cần có sự tham gia của một công ty kiểm toán độc lập nếu quy mô tồn kho lớn.

       Bắt buộc kiểm toàn bộ hàng hóa cùng một lần kiểm vào cùng một thời điểm làm periodic count.

       Tùy sự lựa chọn của công ty, biên bản kiểm thực tế in ra để kiểm đếm có thể in sẵn hoặc dấu thông tin tồn kho hệ thống:

       Nếu in sẵn tồn kho hệ thống: thì sẽ giúp người đếm có sự gợi ý và đếm nhanh hơn. Nhưng sẽ làm giảm tính minh bạch của việc kiểm đếm.

       Nếu dấu thông tin tồn kho hệ thống: tăng tính minh bạch của việc kiểm đếm, nhưng người đếm sẽ phải tốn nhiều công sức hơn cho việc kiểm đếm, và điều này làm tăng thời gian kiểm đếm.

Ưu và nhược điểm:

       Nhược điểm:

-      Phương pháp periodic count có nhiều bộ phận khác ngoài bộ phận quản lý kho cùng tham gia kiểm đếm nên quá trình kiểm đếm sẽ bị chậm lại.

-      Việc đếm toàn bộ tồn kho cần phải chuẩn bị nhiều nhân lực và bắt buộc phải dừng toàn bộ quá trình sản xuất kinh doanh trong khoảng thời gian nhất định.

       Ưu điểm:

-      Thống kê chính xác toàn bộ tài sản công ty trong một thời điểm. Là bằng chứng rất thuyết phục cho tài sản công ty trong Bảng Báo Cáo Tài Chính hằng năm của Công ty vốn rất được cổ đông và cơ quan pháp lý quan tâm.

-      Tính minh bạch cao khi mà việc kiểm đếm có sự tham gia của các bên độc lập ngoài bộ phận quản lý kho (kế toán, kiểm toán nội bộ, kiểm toán bên ngoài).

Kết luận

       Các công ty lớn tầm cỡ như Unilever, P&G… là những công ty quản lý rất chặt chẽ việc quản lý tồn kho và áp dụng hai phương pháp kiểm kê cycle count và periodic count rất thuần thục bằng hệ thống SAP IM/WM (Inventory management và warehouse management). Hệ thống quản lý nhà kho (WM) là hệ thống quản lý tồn kho đến từng chi tiết nhất, thậm chí có thể mã hóa để xem tồn kho đến từng vị trí pallet tồn kho trong kho hàng. Việc xuất và nhập hàng với hệ thống WM là hoàn toàn tự động và tuân theo nguyên tắc hết hạn sử dụng trước sẽ ra trước trong đó hệ thống tự động chỉ định chỗ để hàng khi nhập hàng, và tự động chỉ chỗ nhặt hàng khi xuất hàng. Liên quan đến kiểm kê, đặc biệt là cycle count, hệ thống WM không những giúp điều chỉnh cân bằng giữa hệ thống và thực tế về mặt số lượng, mà còn giúp điều chỉnh lại cho đúng vị trí của từng pallet tồn kho trong kho hàng.

       Hy vọng bài viết này sẽ mang đến nhiều kiến thức cần thiết cho sinh viên mới ra trường, và giúp cho những người đã và đang làm công tác quản lý kho bãi có cơ hội tổng kết lại kiến thức từ kinh nghiệm thực tế.