Thực hành viết BMTCV
BẢNG CÂU HỎI PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC
Phần 1: Thông tin chung:
Nhằm tìm hiểu về các đặc điểm chung của công việc và những yêu cầu chung mà người đảm nhiệm công việc này phải đáp ứng.
- Chức danh công việc
- Họ và tên của người trả lời
- Vị trí của người trả lời (cho biết ai là người trả lời bảng câu hỏi. Có thể là người đảm nhận công việc, người giám sát trực tiếp, nhà phân tích công việc hay một nhóm bao gồm những người kể trên)
- Giới tính
- Số giờ làm việc trong một tuần
- Đi lại
- Lượng thời gian đi lại công tác mà công việc này đòi hỏi
- Yêu cầu về trang phục
- Giấy phép/ chứng nhận nghề nghiệp
- Hệ thống khuyến khích hoặc khen thưởng cho vị trí này
- Tổng thu nhập nhận được hàng năm
Phần 2: Trách nhiệm và nhiệm vụ
- Những trách nhiệm công việc mà vị trí này phải hoàn thành
- Nhiệm vụ mà vị trí này phải thực hiện
- Tiêu chuẩn thực hiện công việc
Phần 3: Giám sát và chịu sự giám sát
Giám sát nhân viên:
- Số nhân viên giám sát trực tiếp
- Số nhân viên giám sát gián tiếp
Chịu sự giám sát:
Công việc này được giám sát bởi:
- Người giám sát trực tiếp
- Các giám sát khác trong phòng ban
- Những người khác không phải là nhân viên của công ty (kiểm toán viên, thuế vụ,…)
Tính thường xuyên và tầm quan trọng của các hoạt động giám sát này:
Tính thường xuyên và tầm quan trọng này có ảnh hưởng đến tính chất của công việc, đến việc hoàn thành các trách nhiệm, mục tiêu mà vị trí phải đảm đương.
Phần 4: Các lĩnh vực kiến thức và kỹ năng nghề nghiệp
Đề cập đến kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành công việc
Phần 5: Quyền hạn và các quyết định quản lý
Xem xét quyền hạn và các quyết định có liên quan đến:
- Tài chính: được sử dụng bao nhiêu ngân sách?
- Nguồn nhân lực: được đề xuất bao nhiêu nhân sự tuyển dụng hoặc sa thải hay không?
- Cơ sở vật chất, phương tiện thiết bị
- Thông tin
Xem xét tính thường xuyên và tầm quan trọng
Xem xét vai trò của vị trí trong công việc ra quyết định và thực hiện quyết định.
Phần 6: Quan hệ nội bộ với bên ngoài
Cần xem xét:
- Các phòng ban nào bên trong công ty hoăc các tổ chức, cá nhân nào bên ngoài công ty.
- Các công việc được thực hiện trong các quan hệ (trao – nhận thông tin, chỉ đạo, báo cáo, thương lượng, bàn bạc thảo luận, phối hợp,…)
- Tính thường xuyên và tầm quan trọng.
Phần 7: Các điều kiện môi trường làm việc.
- Xem xét, đề cập đến nhưng điều kiện của mô trường làm việc mà người dảm nhận vj trí này phải tiếp xúc để thực hiện công việc của mình.
- Sự tiếp xúc với các điều kiện này có nghĩa là người thực hiện công việc phải đối mặt với các ảnh hưởng tiềm tang đối với cơ thể gây ra do các điều kiện đó như là một hệ quả của việc thực hiện công việc.
- Cần đánh giá những nguy hiểm của việc tiếp xúc với môi trường mà không được bảo vệ.
- Xem xét tính thường xuyên và sự cần thiết.
Phần 8: Các yếu tố khác
Phần này phản ánh những cảm giác và nhận thức của người được phỏng vấn về cong việc này. Có thể bao gồm những thông tin về sự không thoải mái, không thỏa mãn, các tình huống khó xử thường xảy ra khi thực hiện công việc… của người được phỏng vấn.
THỰC HÀNH VIẾT BẢNG MÔ TẢ CÔNG VIỆC
- Bạn hãy chọn một chức danh để viết bảng mô tả công việc:
Gợi ý: Chức danh mà các bạn hiểu rõ hay theo thông tin tham khảo:
- Nêu lên mục đích công việc hay tổng quan về vị trí này
- Xác định 2-3 trách nhiệm chính của chức danh
- Xác định 2-3 nhiệm vụ/ công việc điển hình của mỗi trách nhiệm đã nêu trên
- Đề ra tiêu chuẩn đánh giá kết quả công việc cụ thể cho mỗi công việc đã nêu ra.
Thời gian chuẩn bị và hoàn thành tối đa là 30 phút.
Sau đó bạn hãy đọc lại các ý mình đã làm xem đã hợp lý chưa, hoặc nhờ người có kinh nghiệm nhận xét giúp bạn.
- Bạn hãy chọn một chức danh để viết bảng mô tả công việc:
Gợi ý: Nên chọn chức danh mà bạn đã chọn trong phần thực hành 1.
- Xác định lại phần mục đích, trách nhiệm, công việc, cách đánh giá.
- Xác định học vấn, trình độ chuyên môn cần có.
- Kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm quản lý….
- Nêu ra 3-5 kỹ năng mềm cần có
- Nêu ra 3-4 kỹ năng lãnh đạo (nếu là chức danh quản lý)
- Các yêu cầu khác (nếu có) như ngoại ngữ, vi tính, ngoại hình,…
- Đề xuất tính cách phù hợp cho vị trí này (tùy chọn)
Thời gian chuẩn bị và hoàn thành tối đa là 40 phút.
Sau đó bạn hãy đọc lại các ý mình đã làm xem đã hợp lý chưa, hoặc nhờ người có kinh nghiệm nhận xét giúp bạn.
** Tham khảo:
- File Danh mục công việc – BP Hành chánh nhân sự : bảng danh mục công việc HCNS
Cách phân bổ công việc trong bộ phận hành chính như sau:
- Tổ chức buổi trao đổi với trưởng bộ phận Hành chính nhân sự (Cũng có Công ty, bộ phận HC và NS được tách biệt nhau).
- Cần nắm khái quát về công việc tổng quan của bộ phận này.
- Trong bộ phận, có thể có nhiều vị trí. Vì thế, cần phải biết phân biệt trước những công việc nào của vị trí nào đảm trách (vào thời điểm hiện tại)
- Bảng danh mục công việc này giúp cho việc sắp xếp công việc được tiến hành nhanh gọn hơn, và người thực hiện được chủ động hơn trong việc thu thập thông tin để xây dựng bảng mô tả công việc chính xác.
- Trước tiên: hỏi về những công việc ở thời điểm hiện tại thuộc về người nào phụ trách (vị trí thực hiện – hiện tại). Ta đánh dấu X vào ô thuộc vị trí đó.
- Sau đó: có thể chủ động tư vấn cho người trưởng bộ phận HCNS hoặc trao đổi 2 chiều về sự luân chuẩn công việc ở thời điểm tương lai, có sự khác biệt hay có sự thay thế cho vị trí khác. Đưa ra lời tư vấn phù hợp cho người trưởng bộ phận, “công việc này nên để NV… thực hiện sẽ khả thi hơn”,…ta sẽ đánh dấu X vào ô của những vị trí nhân viên phụ trách (vị trí thực hiện – mới).
- So sánh giữa hiện tại và mới, ta sẽ xây dựng được những bảng mô tả công việc được cải tiến và chính xác hơn, phân công đúng người đúng việc hơn.
- Tương tự áp dụng cho những bộ phận khác, để có thể tạo ra những bảng mô tả công việc có chất lượng.
0 ý kiến:
Post a Comment