Tư vấn kinh nghiệm quản lý cửa hàng tạp hóa, siêu thị mini – Phần III

Phần I đã mô tả hoạt động cơ bản của một cửa hàng tạp hóa tiêu biểu cũng như nêu ra những tình trạng khó khăn trong quản lý cửa hàng tạp hóa. Trong Phần II, VNUNI đã nêu ra những nguyên nhân và một phần trong giải pháp khắc phục như cách tổ chức kho hàng, xây dựng danh mục hàng hóa và chính sách giá, áp dụng một số thao thác nhanh trong bán hàng.

Ở Phần III, VNUNI sẽ chia sẻ tiếp về phương pháp kiểm tra định kỳ trên phần mềm, cách tổ chức nhân sự và phân quyền trong phần mềm và tư vấn về các thiết bị sử dụng trong bán lẻ siêu thị.

2.5. Kiểm tra định kỳ (hàng ngày, tuần, tháng) trên phần mềm

Như đã chia sẻ nhiều trên nhóm, đây là một công việc khá quan trọng để có dữ liệu phần mềm chính xác. Vì nếu để sai sót lưu cữu thì sau này rất khó kiểm soát được nguyên nhân để biết cách sửa thế nào. Công việc này cũng nhằm chống thất thoát về tiền bạc vàhàng tồn kho.

• Kiểm tra về doanh thu theo ngày: Hàng ngày (hoặc theo ca) nên xem sổ nhật ký bán hàng bán lẻ, bán hàng bán buôn (sử dụng chức năng lọc sổ) và so sánh tổng tiền trên sổ nhật ký với số tiền thu được hàng ngày (trừ đi số tiền lẻ để sẵn để trả lại khách)
• Sử dụng chức năng theo dõi giá vốn để lọc xem có mặt hàng nào bị âm kho hay không. Nếu có hiện tượng âm kho thì sửa luôn. Tham khảo thêm bài viết về cách theo dõi giá vốn trên phần mềm bán hàng VNUNI.

Kết quả sau khi lọc 1 mã hàng để theo dõi giá vốn

• Sử dụng chức năng “Theo dõi dấu vết hệ thống” để xem ai xóa, sửa chứng từ hay không (nhất là trường hợp thuê nhân viên thu ngân)

Màn hình: Theo dõi lưu vết hệ thống

• Sử dụng chức năng tổng hợp hàng theo chứng từ để theo dõi những mặt hàng tồn kho mà không tham gia giao dịch bán hàng trong 1 khoảng thời gian. Để từ đó xây dựng chính sách giá bán, trưng bày, quảng cáo,… nhằm “tống khứ” nhanh những mặt hàng bán chậm đó ra khỏi kho hàng.
• Sử dụng chức năng drilldown (lật ngược từ tổng hợp tới chi tiết) để kiểm tra các con số tổng hợp đáng nghi ngờ (về doanh thu, về tồn kho, về công nợ)
• Kiểm kê:
  • Mỗi năm nên kiểm kê định kỳ 2 lần, thời điểm tùy vào khoảng thời gian nào ít khách nhất trong năm.
  • Tùy theo điều kiện mà có thể thực hiện kiểm kê hàng theo nhóm hàng hoặc theo khu vực trưng bày.

2.6. Tổ chức nhân sự và phân quyền hạn trên phần mềm

Đây là vấn đề cốt lõi dẫn tới việc tổ chức 1 siêu thị mini có thành công hay không, có thể rảnh rỗi hay bận bịu là do cách mà mọi người tổ chức phân công công việc thế nào.

Quản lý nhân viên bán hàng

Mỗi một quy mô, một ngành nghề kinh doanh có thể xây dựng các vai trò khác nhau trong tổ chức. Mô hình siêu thị sẽ khác với siêu thị mini, khác với shop thời trang, khác với công ty phân phối. Tuy nhiên cũng có những điểm chung và tùy vào cơ cấu tổ chức, cách thức hoạt động mà áp dụng hiệu quả.

VNUNI định nghĩa sơ qua về khái niệm vơ bản về “vai trò”, “công việc”, “hành động”, “người sử dụng” để mọi người hiểu thông qua bài viết cách phân quyền cho người dùng trong phần mềm bán hàng VNUNI.

Vì ở quy mô bán lẻ nhỏ nên thường gộp chung nhiều việc vào các vai trò có tính chất giống nhau. Thông thường ở mô hình bán lẻ quy mô nhỏ (tạp hóa, siêu thị mini, shop bán hàng,…) có các VAI TRÒ sau:

Chú ý: Các công việc (CV) không liệt kê theo thứ tự mà chỉ nói tới đầu công việc sẽ cần làm, có CV làm ngoài, có CV thì làm trên phần mềm.

• Vai trò Mua hàng, quản lý hàng hóa, xây dựng chính sách giá
  • CV1: Lên yêu cầu đặt hàng: Dựa trên nhu cầu hàng bán, tốc độ bán hàng, thông tin giá cả thị trường, thông tin hàng tồn kho mà bạn cần lên danh sách những mặt hàng cần phải nhập mua.
  • CV2: Đặt hàng nhà cung cấp (đặt qua đt, đến trực tiếp hay fax đơn đặt hàng,…). Thương thảo, trao đổi chính sách nhập về giá cả, điều kiện giao hàng,…
  • CV3: Nhập hàng vào kho, kiểm tra hàng nhập so với đơn đặt hàng và báo giá của nhà cung cấp: Kiểm tra về chủng loại hàng, chất lượng (hàng thật, hàng giả, hàng nhái, hàng cận date, đổ vỡ,…), số lượng, giá cả,…
  • CV4: Thanh toán với NCC (chú ý ghi rõ thanh toán theo từng hóa đơn, phiếu nhập nào)
  • CV5: Cập nhật danh mục hàng hóa (đối với mặt hàng mới, cập nhật giá cả,…)
  • CV6: Đối với mặt hàng ko có tem mã vạch của NSX thì in tem mã vạch theo mã mình muốn quản lý. Dán mã hàng.
  • CV7: Điều chuyển kho hàng (nếu áp dụng kho chính, kho bán lẻ)
  • CV8: Trưng bày hàng hóa
• Vai trò Kiểm soát số liệu về hàng hóa, quản lý kho
  • CV1: Kiểm tra về tiền: Doanh thu bán hàng sau mỗi ca, mỗi ngày
  • CV2: Kiểm tra giá vốn, check xem hàng có bị âm kho hay không thì xử lý ngay trong ngày
  • CV3: Theo dõi hàng tồn kho (dưới mức tồn tối thiểu,…), theo dõi hàng không tham gia giao dịch trong kỳ (bán chậm)
  • CV4: Kiểm tra tính chính xác về chứng từ nếu có nghi ngờ về kết quả (trên phần mềm việc kiểm tra rất dễ nhờ các công cụ lọc, drilldown nhiều chiều,…)
  • CV5: Kiểm tra các hành động của người dùng
• Vai trò Quản lý Công nợ với các đối tác kinh doanh
  • CV1: Theo dõi các hóa đơn (phải thu, phải trả) chưa thanh toán theo ngày, theo đối tượng (KH, NCC)
  • CV2: Theo dõi tuổi nợ (15 ngày, 30 ngày, 45 ngày, 60 ngày, 90++)
• Vai trò Thu ngân
  • CV1: Tiếp nhận tiền lẻ để trả khách hàng (ngoài phần mềm)
  • CV2: Thu ngân (bán hàng)
  • CV3: Bàn giao tiền bán hàng cho người quản lý
• Vai trò Bán hàng (không liên quan tới phần mềm)
  • CV1: Tư vấn lựa chọn cho khách hàng
  • CV2: Đóng gói cho khách hàng
  • CV3: Trưng bày hàng hóa (trùng với vai trò mua hàng)
• Vai trò Quản trị, theo dõi kết quả kinh doanh
  • CV1: Phân công vai trò, công việc cho người dùng (phân quyền hạn)
  • CV2: Theo dõi kết quả kinh doanh (doanh thu, lãi lỗ, tồn kho,…) theo thời gian

Một người dùng (nhân viên, người chủ) có thể thực hiện một hoặc nhiều vai trò cùng một lúc. Trong mỗi vai trò có thể lược bớt công việc nào đó, hoặc hạn chế các hành động. Ví dụ: Phân quyền cho Nhân viên “Nguyễn Văn A” làm vai trò Thu ngân, nhưng chỉ được thêm mới chứng từ, không cho sửa, cho xóa chứng từ. Vì vậy, tùy từng quy mô cửa hàng, quy mô nhân sự, phương pháp quản lý mà bạn có thể phân quyền cho những người dùng mà bạn đang có với các vai trò, quyền hạn khác nhau.

2.7. Thiết bị

(Lựa chọn đầu tư tùy theo nhu cầu, theo khả năng tài chính. VNUNI chỉ giới thiệu tác dụng của tất cả các loại thiết bị bán lẻ siêu thị – chưa nói tới thiết bị an ninh)

• Đầu đọc mã vạch:
  • Đối với bán hàng, cần thực hiện quét mã nhanh nên có thể sử dụng 1 trong 2 loại đầu đọc là đầu đọc đa tia hoặc đầu đọc CCD.
  • Vì nhập hàng không nên làm ở máy thu ngân mà nên làm ở máy tính khác, khu vực khác. Vì thế nên sử dụng đầu đọc riêng, ko nên dùng chung với đầu đọc dùng để bán hàng như những cửa hàng nhỏ.
• Máy in hóa đơn:
  • Nên sử dụng khổ K80. Khổ giấy K57 quá nhỏ, chỉ để dành cho bán mặt hàng cafe.
  • Kể cả khách quen hay khách mua số lượng ít thì cũng nên in hóa đơn. Vì không in hóa đơn thì có thể thu ngân tính tiền cho khách nhưng không bỏ tiền vào két đựng tiền mà bỏ túi riêng rồi sau đó không lưu chứng từ (đối với trường hợp thuê nhân viên thu ngân). Ngoài ra, hóa đơn còn là cách thức quảng cáo thương hiệu cửa hàng thông qua tiêu đề in trên hóa đơn.
• Két đựng tiền: Nếu có thì tốt vì két có các ngăn chia ra các mức tiền lẻ khác nhau tiện cho việc trả tiền lại cho khách nhanh. Ngoài ra, khi in thì ngăn kéo tự động mở, khi đẩy ngắn kéo vào thì két đựng tiền tự động khóa lại nên rất an toàn.
• Cọc hiển thị màn hình: Dùng để cho khách hàng nhìn thấy giá bán, tổng tiền khi thu ngân quét mã hàng.
• Máy kiểm kê và dịch vụ thuê máy kiểm kê: Như đã nói ở trên, việc kiểm kê định kỳ nên tiến hành 1-2 lần/năm. Kiểm kê tốn rất nhiều thời gian, tiền bạc, sức lực vì trong quá trình kiểm kê thì tuyệt đối ko có giao dịch về hàng hóa (mua bán, nhập xuất), vì thế thường phải tạm đóng cửa để thực hiện kiểm kê toàn bộ. Để giảm thời gian kiểm kê, nhanh chóng đưa cửa hàng vào hoạt động thì nên áp dụng máy kiểm kê cho nhanh. Đọc thêm về giải pháp mới giúp kiểm kê kho đơn giản hơn, tiết kiệm hơn.

Hết!

VNUNI