Quản lý cửa hàng như thế nào để chống thất thoát?

Thất thoát trong hoạt động kinh doanh là một hiện tượng thường xuyên xảy ra nhưng không phải dễ để tìm được nguyên nhân bắt đầu. Điều này tương tự như một sự thách đố đối với hầu hết những nhà quản lý, vậy cần phải làm như thế nào để quản lý cửa hàng thật hiệu quả nhằm hạn chế tình trạng thất thoát kho hàng nói riêng, thất thoát hàng hóa nói chung.

1. Quản lý kho hàng ra vào và định lượng nguyên vật liệu chặt chẽ

– Quản lý kho ra vào bằng mã vạch

Bài toán kho – vốn là nơi có nhiều hàng hóa khuất tầm mắt chủ cửa hàng – có vẻ khó để không có thất thoát? Tuy chủ cửa hàng không thể tự mình xử lý kho 24/24 nhưng vẫn có thể theo dõi xuất – nhập – tồn kho theo thời gian thực, kiểm soát hoạt động của từng nhân viên, nhờ đó mà can thiệp kịp thời và có cơ sở kết luận về phẩm chất của nhân sự kho.

Mã vạch được sử dụng trên toàn cầu để tự động hóa khâu kiếm soát xuất – nhập và giúp lưu trữ thông tin sản phẩm. Để áp dụng thành công mã vạch trong quản lý kho, chống thất thoát, nhà quản lý cửa hàng nên :

• Mã số hóa toàn bộ hàng hóa ngay từ khi nhập hàng về.
• Sử dụng phần mềm quản lý hàng hóa thông qua mã vạch.
• Định kỳ làm công tác kiểm kho thực tế và kiểm kho trên phần mềm

– Định lượng nguyên vật liệu

Kiểm soát thất thoát còn là kiếm soát nguyên vật liệu, cắt giảm lãng phí nguyên vật liệu, tối đa tiền mua sắm nguyên vật liệu đầu vào. Định lượng sẽ đặc biệt cần thiết cho các nguyên vật liệu mua vào với giá trị cao do đó nguy cơ thất thoát cao, hoặc nguyên vật liệu cần chuẩn bị với khối lượng lớn kéo theo yêu cầu dự tính vừa đủ, không để mua thừa hay thiếu quá nhiều.

2. Quản lý cửa hàng ở các điểm bán thông qua hóa đơn và mã vạch

Tại các điểm bán hàng có sự tiềm ẩn nguy cơ mất cả hàng hóa và tiền mặt. Hai trường hợp liên quan đến an ninh như khách hàng lấy cắp hoặc do nhân viên mua của cửa hàng rồi thanh toán trên địa vị là khách hàng. Đối với trộm cửa hàng chỉ có thể ngăn ngừa bằng cách khiến cho cửa hàng trở nên ít “bắt mắt” đối với đối tượng xấu: cửa hàng luôn có đông nhân viên, dùng camera hay gương phản chiếu các góc khuất sau kệ, tủ,… Đối với nhân viên tự mua hàng, cách tốt nhất là không nên để họ tự bóc tem nhãn, tự bọc gói sản phẩm.

Ngoài ra có những trường hợp thất thoát liên quan đến sai sót trong bán hàng và thanh toán. Khi đó, chỉ duy nhất 1 công nghệ thông tin ứng dụng trong bán hàng là chìa khóa giải quyết mọi vấn đề.

– Bán hàng bằng mã vạch

Bán hàng, ghi chép thủ công thường xuyên gây ra tính nhầm giá, thu nhầm tiền do trên thực tế có khá nhiều sản phẩm trông tương tự nhau, nhiều mặt hàng cùng một hãng sản xuất phân biệt nhau bằng ngôn ngữ nước ngoài thật khó nhớ.

Trong khi đó mã vạchđược quy định để mang ý nghĩa. Mã vạch thường chứa thông tin về nguồn gốc, chúng loại, kích cỡ, màu sắc và những đặc điểm riêng như mùi hương, chất liệu, hình dáng.

Sử dụng thiết bị đầu đọc mã vạch trong khi bán hàng để hỗ trợ phân biệt các loại mã hàng hoá mà nhân viên cửa hàng không nhất thiết phải thuộc tên tất cả sản phẩm, do đó hoàn toàn không thể nhầm lẫn khi tính giá.

Ngoài ra, nếu muốn, cửa hàng có thể in ra mã vạch kèm theo giá bán thể hiện ngay bên dưới. Làm như vậy, ngay cả khách hàng cũng có thể kiểm tra việc tính giá trên hóa đơn có đúng hay không nên nhân viên cửa hàng khó làm gian dối được.

– Hóa đơn bán hàng

Hóa đơn điện tử giúp người quản lý luôn kiểm tra được các hoạt động bán hàng như ai đã bán sản phẩm nào, bán cho khách hàng nào, thu về bao nhiêu tiền mặt hay chấp nhận ghi nợ cho khách hàng có hợp lý hay không.

Lưu giữ hóa đơnlà để phục vụ cho tra cứu về sau. Có tình huống nhân viên cửa hàng không sai, nhưng do vô tình hay cố ý, khách hàng lại quay lại phản ánh có nhầm lẫn trong thanh toán. Đôi co với khách, hay chấp nhận thất thoát để làm hài lòng khách hàng? Trong trường hợp này hãy tin rằng hóa đơn luôn đúng. Khi tra cứu hóa đơn điện tử trên phần mềm sẽ nhanh chóng cho ra kết quả đơn hàng, đối chiếu với phản ánh của khách hàng và nhân viên tạo hóa đơn để có kết luận chính xác nhất.

“Trăm hay không bằng tay quen” – câu nói này đã không còn đúng trong thời đại của công nghệ ứngdụng. Để làm được các bước tiện ích như trên (hộp thông tin màu), người kinh doanh cần có quyết tâm .

Bán hàng, ghi chép thủ công thường xuyên gây ra tính nhầm giá, thu nhầm tiền do trên thực tế có khá nhiều sản phẩm trông tương tự nhau, nhiều mặt hàng cùng một hãng sản xuất phân biệt nhau bằng ngôn ngữ nước ngoài thật khó nhớ.

Bán hàng bằng mã vạch đổi mới từ thói quen bán hàng “chay” – không mã vạch, không hóa đơn – sang hình thức bán hàng có theo dõi, quản lý. Công nghệ ứng dụng hướng đến làm dễ dàng nhất cho người dùng bất kể bạn có thành

3. Giảm bớt áp lực cho nhân viên bán hàng

Cách thức bán hàng truyền thống đang ngốn không dưới 10 phút và 1-2 nhân viên cho 1 khách hàng: kiểm tra hàng, giao hàng và ghi sổ sách, nhận thanh toán, sắp xếp lại hàng hóa. Nhưng nhiều khách hàng vẫn chưa thực sự hài lòng: họ vẫn cần thanh toán nhanh hơn, hóa đơn chính xác hơn… Bán hàng có hỗ trợ của công nghệ sẽ làm chuẩn hóa các bước bán hàng; tức là rút ngắn quy trình và hiện đại hóa các công cụ bán hàng.

Phần mềm quản lý bán hàng thông minh với hai thao tác bán hàng đơn giản sẽ giúp mỗi nhân viên cảm thấy công việc nhẹ nhàng, giảm bớt căng thẳng và tăng hiệu quả làm việc trong ngày.

Bước 1: Bán hàng bằng mã vạch

Bước 2: In hóa đơn từ phần mềm bán hàng.

Thay vì 10 phút thì sau khi khách đã ưng ý với hàng hóa, mỗi nhân viên có thể tự tạo hóa đơn và thanh toán hóa đơn trên phần mềm. Nếu trang bị thêm màn hình chạm, bán hàng nhanh hơn rất nhiều và còn để bàn tay được thư giãn trong suốt cả ngày làm việc.